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Zum Schutz Ihrer Daten: Verbesserte Datensicherheit durch Nutzung von Datenräumen

Köln, 06. September 2019

Datenschutz ist uns sehr wichtig. Aus diesem Grund haben wir unsere Kommunikationswege überarbeitet und bieten ab sofort einen verbesserten Datenaustausch über Datenräume an.

Worum geht es genau?

Datenschutz und Informationssicherheit sind wesentliche Bestandteile unserer Dienstleistung. Schließlich arbeiten wir häufig nicht nur mit persönlichen, sondern auch anderen hochsensiblen Daten unserer Kunden oder deren Mitarbeiter.

So haben wir bereits vor Jahren entschieden, dass die Daten unserer Kunden ausschließlich in Deutschland, und zwar bei uns gespeichert werden. Für den Datenaustausch nutzen wir verschlüsselte E-Mails und ein Transferportal.

Regelmäßig überprüfen wir unsere Maßnahmen zum Datenschutz und zur Informationssicherheit und suchen stetig nach Verbesserungsmöglichkeiten unserer nach Art. 32 EU-DS-GVO getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen.

Um den Datenaustausch für unsere Kunden noch komfortabler und sicherer zu gestalten, haben wir uns entschieden, ab sofort das Transferportal "FTAPI®" einzusetzen und zwar sowohl bei der stetigen gemeinsamen Nutzung von Daten als auch beim schnellen Austausch sensibler Daten im Mailverkehr.

FTAPI® ist eine Software, auf die viele Firmen und Ämter vertrauen, wie z.B. die Bundesdruckerei oder das Bayrische Landesamt für Steuern.

Natürlich verlassen auch bei diesem Verfahren Ihre Daten nicht unser Haus, da wir FTAPI® als "OnPremise-Installation" betreiben. Der Server befindet sich in unserem Rechenzentrum in Köln.

Für wen ist das Thema relevant?

Das Thema betrifft grundsätzlich alle Kunden, die mit uns personenbeziehbare oder sensible Daten austauschen.

Datenraum

Wir tauschen gemeinsam regelmäßig große Datenmengen miteinander aus.
In diesem Fall empfehlen wir die Einrichtung eines gemeinsamen Datenraumes. Hierzu stellen wir Ihnen die FTAPI® Desktop App zur Verfügung, die Sie auch ohne Admin-Rechte bei sich nutzen können. Der Vorteil ist nicht nur der, dass für alle Mitglieder des Datenraums die gleichen Informationen sicher und gesichert zur Verfügung stehen, sondern bei dem Hinzufügen einer neuen Datei alle Mitglieder darüber informiert werden.

E-Mail-Verkehr

Sie wollen HEUBECK sensible Daten senden.

Hierzu verwenden Sie einfach die sogenannte Submit-Box. In der Signatur jeder Mail unserer Mitarbeiter ist der Zugangslink eingefügt. Darüber können Sie die Datei mit den zu schützenden Daten in einen gesicherten Datenraum hochzuladen. 

Die Submit- Box bestätigt Ihnen mit einer kurzen Mail, den „Versand“. Eine weitere Mail erhalten Sie, wenn unser Mitarbeiter die Datei aus dem System abholt. Somit haben Sie nicht nur einen sicheren, sondern auch einen protokollierten Datentransfer.
 

Wir senden Ihnen sensible Daten.

Sie erhalten von uns eine E-Mail mit einem Downloadlink zu den verschlüsselten Anhängen. Durch Ihren persönlichen Zugang zum Transferportal können Sie die Anhänge sicher herunterladen.

Wo sehen wir Handlungsbedarf?

Ihr Handlungsbedarf ist gering. Nutzen Sie erstmalig unseren Datenraum oder erhalten Sie erstmalig einen Downloadlink, so fordert das System Sie auf, ein Passwort für den Login sowie einen Secupass-Key für die Verschlüsselung anzulegen. Diese Zugriffsdaten nutzen Sie dann auch zukünftig. Bitte also gut aufbewahren.  Durch die notwendigen Schritte leitet Sie das Programm. Wenn Sie weitere Informationen benötigen so sprechen Sie gerne Ihren Kundenbetreuer an. 

Weitere Informationen finden
Sie unter www.heubeck.de/datentransfer