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Inhaltsverzeichnis

Kann sich jeder registrieren?

Nein. Wollen Sie unser FTAPI-Portal nutzen, wenden Sie sich an Ihren zuständigen HEUBECK-Ansprechpartner. Dieser sendet Ihnen eine verschlüsselte E-Mail oder einen Anhang per FTAPI und Sie erhalten die Möglichkeit Ihren persönlichen Account einzurichten.

Ich habe mein Passwort vergessen.

Sie können auf der Startseite Ihr Passwort zurücksetzen, in dem Sie auf "Passwort vergessen" klicken.

Ich habe keinen SecuPass-Key!

Sobald Sie die erste Zustellung eines verschlüsselten Anhangs oder einer verschlüsselten E-Mail erhalten, werden Sie zur Vergabe des SecuPass-Keys aufgefordert.
Rechts oben im Browser erscheint nach der Anmeldung im Portal eine rot umrandete 1, bitte anklicken.
Dieser Key ist Bestandteil der Verschlüsselung und Sie sollten Ihn nicht vergessen.
Auch diesen Key können Sie, wie das Passwort, frei wählen.

Eine weiterführende Anleitung zum Erstellen des SecuPass-Keys finden Sie hier.

Gibt es Passwortrichtlinien?

Ja! Das Passwort und der Secupass-Key muss 8 Zeichen, Groß- und Kleinschreibung, eine Ziffer und ein Sonderzeichen enthalten.

Welchen Browser kann ich benutzen?

Grundsätzlich können Sie für unser Datentransferportal jeglichen Browser benutzen.

Leider läuft die Unterstützung für den Internet Explorer 11 aus.

Hintergrund: Der IE erhält nur noch rudimentären Support von Microsoft und nur die kritischsten Sicherheitslücken werden noch geschlossen. Der Browser ist bis zu 5-mal langsamer als aktuelle Browser und hat im Bereich Sicherheit massive Lücken. So sind verschiedene Angriffsvektoren bekannt, über welche man bei der Nutzung des IE11 lokale Windowsdaten ausspähen kann. Für moderne Webanwendungen und Webseiten ist der IE11 ein erheblicher Feature- und Performanceblocker. Zudem sind Dateiupload und Dateidownload für den E2E-verschlüsselten Bereich auf maximal 200MB limitiert.

Selbst Microsoft empfiehlt den IE11 - aus diesen Gründen - nicht als Standardbrowser zu verwenden. Sehen Sie hierzu auch unter:  https://blogs.technet.microsoft.com/home_is_where_i_lay_my_head/2017/04/25/the-ultimate-browser-strategy-on-windows-10/ sowie unter https://www.zdnet.com/article/microsoft-security-chief-ie-is-not-a-browser-so-stop-using-it-as-your-default/ )

Wie kann ich einem HEUBECK-Mitarbeiter eine verschlüsselte E-Mail oder einen verschlüsselten Anhang zukommen lassen?

Es gibt mehrere Wege der Zustellung:

  1. Der einfachste Weg ist die Submitbox jedes HEUBECK-Mitarbeiters. Den Link zu diesem Postfach entnehmen Sie der E-Mail-Signatur des Mitarbeiters.
  2. Sie loggen sich mit Ihren Zugangsdaten in das Portal ein und klicken auf "Neue Zustellung". Hier können Sie, wie bei anderen bekannten Webmailern, eine E-Mail und verschlüsselte Anhänge an den HEUBECK-Mitarbeiter senden.
    Über diese Möglichkeit können Sie auch an mehrere HEUBECK-Mitarbeiter Nachrichten in Kopie zustellen, in dem Sie im Empfängerfeld alle E-Mail-Adressen, mittels Semikolon getrennt, eintragen.
  3. Der dritte Weg ist die Einrichtung eines Datenraums, siehe unten.

Wie funktioniert das mit der Submitbox?

Sobald Sie den Link zur Submitbox eines HEUBECK-Mitarbeiters geklickt haben, gelangen Sie zum Portal. Geben Sie nun Ihre E-Mail-Adresse ein. Sie erhalten vom System einen Link per E-Mail. Folgen Sie diesem Link, können Sie sofort und ohne weitere Registrierung eine Nachricht an den HEUBECK-Mitarbeiter senden, inklusive E-Mail-Anhänge. Die Nachrichten werden verschlüsselt übertragen und zugestellt.

Kann ich die Daten nicht unkompliziert und unverschlüsselt erhalten? Ich übernehme auch gerne die Verantwortung.

Auf Grund von Datenschutzverordnungen und gesetzlichen Vorschriften ist es uns nicht mehr möglich, personenbezogene Daten und/oder geheime Geschäftsdaten unverschlüsselt über das Internet zu versenden.

Mit FTAPI stellen wir sicher, daß Ihre Daten nicht in falsche Hände geraten.

Warum ein Passwort und SecuPass-Key?

Diese Trennung ist notwendig, da der SecuPass-Key fester Bestandteil der Datenverschlüsselung ist, wohingegen das Passwort zu Ihrem Account auf dem Portal gehört. Sollten Sie Anhänge als Link erhalten (Sicherheitsstufe 1 und 2), sind diese Anhänge nicht Ende-zu-Ende verschlüsselt und Sie benötigen keinen SecuPass-Key, um diese herunterzuladen und zu speichern.

Der Versender wurde per E-Mail darüber informiert

Sie haben eine E-Mail erhalten und anschliessend Ihren Gast-Account sowie den ScuPassKey erstellt.

Anschliessend erhalten Sie die Nachricht:

Ihr SecuPass™ Key wurde aktiviert, und muss nun vom Versender einmalig freigeschalten werden. Der Versender wurde per Mail darüber informiert. Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung sobald die Daten für Sie freigegeben wurden und können diese dann entschlüsseln und herunterladen.

Bei der ersten Zustellung an Ihren Account exisiterte der SecuPassKey noch nicht. Daher kann die Verschlüsselung erst nach dem Erstellen durchgeführt werden.

Warten Sie auf die Freigabe durch den Absende.

Ich habe eine verschlüsselte E-Mail erhalten. Was mache ich nun damit? Kann ich mir diese weiterleiten, damit ich sie in meinem E-Mailprogramm weiterleiten kann?

Nein, das geht nicht, da sonst der vertrauenswürdige Text unverschlüsselt versendet würde.
Sie können aber die Anzeige, nach Eingabe Ihres SecuPass-Keys, mittels eines PDF-Druckers speichern.
Oder Sie kopieren den Text aus der E-Mail und speichern diesen in Ihrem System ab. Genauso verfahren Sie auch mit den verschlüsselten Anhängen.

Gibt es eine Speichergrenze für Anhänge?

Wir haben die Uploadgröße der Anhänge auf 200MB begrenzt. Dies sollte für Ihre Datenlieferung an die HEUBECK AG ausreichen.
Bitte benutzen Sie unser FTAPI-Portal für den Versand größerer Dateien, da die meisten E-Mailserver im Internet eine Größenbeschränkung besitzen.

Bleiben meine empfangenen Daten im Portal erhalten?

Jein.
Die Anhänge haben eine Standardgültigkeit von 90 Tagen. Anschließend werden nur die Anhänge gelöscht, nicht die Nachrichten.
Die empfangenen Nachrichten bleiben Ihnen erhalten und Sie können auch später die Namen und Daten der Anhänge in diesen Nachrichten sehen.
Benötigen Sie Anhänge nach Ablauf der Löschfrist nochmals, wenden Sie sich an Ihren HEUBECK-Ansprechpartner. Dieser wird Ihnen den Anhang gerne nochmals senden.

Ich habe eine E-Mail mit Anhang und Sicherheitsstufe 1 erhalten. Kann ich diese weiterleiten, damit der weitere Empfänger den Anhang herunterladen kann?

Ja, dieser Anhang ist nicht personengebunden. Der weitere Empfänger muss allerdings nach Klick auf den Link seine E-Mail-Adresse eingeben. Der Absender erhält eine Downloadbenachrichtigung vom System.

Was hat es mit den Sicherheitsstufen auf sich?

Die vier Sicherheitsstufen dienen der Sicherheit Ihrer Daten.

Sehen Sie in der folgenden Tabelle die Unterschiede in den Sicherheitsstufen von FTAPI:

 

Ich möchte meine Daten nicht in die "Cloud" senden!

Unsere FTAPI-Lösung ist eine sogenannte "On-Premise" Lösung.
Das bedeutet: Der Server steht in unserem Rechenzentrum in Köln.
Ihre Daten sind sicher bei uns aufgehoben, niemand außer der HEUBECK AG hat Zugriff darauf.

Gibt es das Portal auch in anderen Sprachen?

Ja, Sie können die Sprache in der unteren, grauen Leiste anpassen indem Sie das Dropdown-Menu klicken und die gewünschte Sprache wählen.
 

 

Ich möchte keine Benachrichtigung per E-Mail erhalten, wenn neue Daten in den Datenraum kopiert werden.

Loggen Sie sich im Portal ein und klicken auf das Zahnrad oben rechts.

In den Einstellungen können Sie die Benachrichtigungen deaktivieren.

Datenräume

Wir möchten die Möglichkeit der Datenräume nutzen. Was ist zu tun?

Da es sich hier um den Zugriff mehrerer Personen auf Ihre Daten handelt, benötigen wir eine "Datenaustauschvereinbarung".
Bitte wenden Sie sich an Ihren zuständigen HEUBECK-Ansprechpartner, er wird alles notwendige in die Wege leiten.

Wie kann ich die Accounts für die Datenräume verwalten?

Zur einfachen Verwaltung der Zugriffsberechtigten Accounts stellen wir Ihnen ein Online-Formular zur Verfügung.
Nur die Personen, welche im Anhang der Vereinbarung als Verantwortliche Personen genannt sind, können hier Änderungen beantragen.

Ich bin verantwortlich für die Accounts unseres Unternehmens.

Wie bekomme ich eine Übersicht der vorhandenen Accounts?
Bitte wenden Sie sich an unseren Support mit der Bitte um einen Datenraumreport.

Wir senden Ihnen schnellstmöglich diesen per E-mail zu.

Welche Login-Daten muss ich benutzen?

Der Benutzername ist Ihre E-Mail-Adresse.
Bei der Erstanmeldung legen Sie Ihr eigenes Passwort fest, welches Sie bei jedem Login verwenden.

Ich habe den SecuPass-Key vergessen.

Der Key kann zurückgesetzt werden, allerdings haben Sie dann keinen Zugriff mehr auf verschlüsselte Anhänge und E-Mails der Sicherheitsstufen 3 und 4, die Sie bis dahin erhalten haben.
Bitte wenden Sie sich in dem Fall an unseren Support.

Was passiert wenn ich den SecuPass-Key vergessen habe und Sie diesen zurücksetzen?

Sie haben nach dem Zurücksetzen des SecuPass-Key keinen Zugriff mehr auf Anhänge und Nachrichten, die mit diesem Key verschlüsselt wurden.
Nach dem Zurücksetzen des Keys sind diese Daten unwiderruflich verloren.
Daher der dringende Hinweis: Bitte merken Sie sich den SecuPass-Key.
Tip: Benutzen Sie einen sicheren Passwortspeicher, wie z.B. KeePass oder Passwordsafe

Kann ich den SecuPass-Key ändern?

Ja.

Melden Sie sich im Web-Inferface an und klicken oben rechts auf das Zahnrad.

Bei Klick auf den Link "SecuPass-Key ändern". Sie werden auf die Webseite zum Download der Desktop-App weitergeleitet.
Klicken Sie auf Öffnen, nicht installieren. Beim Start der App erhalten Sie das Fenster zum Ändern des SecuPass-Keys.
Sie benötigen den alten Key und geben zweimal einen Neuen ein.